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提升机构评估档案管理水平 助力资产评估行业在法治化道路上稳步前行

[来源] [作者]刘公勤 [发表时间]2018-12-20

 资产评估档案真实地记录着项目操作的全过程。它提供的数据、记录、信息,既能督促机构加强对评估专业人员的管理,又能保护机构与评估专业人员的利益不受损害,在法律上得到保证,也使得各方面的责任更加明确,减少不必要的纠纷。同时,资产评估档案的管理水平,以及资产评估档案的真实性、完整性在很大程度上反映了资产评估机构的执业质量水平。而在机构努力提高资产评估档案质量的过程中,《资产评估执业准则——资产评估档案》起到了无可替代的重要作用。

为贯彻落实《资产评估法》,规范资产评估执业行为,保证资产评估执业质量,保护资产评估当事人合法权益和公共利益,在财政部指导下,中国资产评估协会根据《资产评估基本准则》,对《资产评估执业准则——资产评估档案》进行了修订,并在2018年10月29日以中评协〔2018〕37号文下发了正式通知,将自2019年1月1日起施行。

本次则修订《资产评估法》颁布后评估准则的又一次集中修订,共涉及《资产评估执业准则——资产评估程序》、《资产评估执业准则——企业价值》、《资产评估执业准则——资产评估报告》和《资产评估执业准则——资产评估档案》等四部准则。准则修订,让我们一方面感受到中国资产评估协会对《资产评估法》和86号令的落实力度非常大、意愿坚决;另一方面也能体会到《资产评估执业准则——资产评估档案》(以下简称新档案准则)在资产评估准则体系中处于非常重要的地位。

本次新修订的档案准则共二十条,相比旧档案准则的十九条略有增加,涉及调整的地方共11处,其中涉及文字变化的共2处,涉及增加内容的共8处,删减旧准则内容一处。这些变化,体现了以下三点精神。

一、顺应时代发展,为资产评估档案信息化管理留出空间

新档案准则第八条,提出“资产评估机构及其资产评估专业人员应当根据资产评估业务具体情况和工作底稿介质的理化特性谨慎选择工作底稿的介质形式”,在第十五条提到“并在归档目录中注明文档介质形式。”同时,对比原准则,增加了第十六条:“资产评估委托合同、资产评估报告应当形成纸质文档。评估明细表、评估说明可以是纸质文档、电子文档或者其他介质形式的文档。同时以纸质和其他介质形式保存的文档,其内容应当相互匹配,不一致的以纸质文档为准。”

这些新增的内容,是本次准则修订中很重要的一部分。近年来,信息技术的应用已经影响到每个人的生活,毫无疑问也将深刻影响甚至改变资产评估行业的工作过程、技术手段。纸质底稿作为传统介质肯定在未来相当长时间里继续存在,但电子化、信息化底稿的出现将无可避免,而且其普及速度可能会超过我们想象。在这个前提下,提出底稿根据“工作底稿介质的理化特性”选择介质形式,无疑是非常具有前瞻性的引导措施,既符合现实工作特点,又符合时代发展趋势,同时,在满足档案记录功能的同时也会避免重复归档造成的资源浪费,此时提出非常及时。

二、准则体系更加规范严谨,准则间的呼应更加紧密

新档案准则第二条提到“纳入资产评估档案的资产评估报告应当包括初步资产评估报告和正式资产评估报告”。初步资产评估报告的概念,在《资产评估基本准则》首次提出,本次修订的《资产评估执业准则——资产评估程序》中对其也有相关规定。此次对档案准则的修订,终于让“初步资产评估报告”在档案层面落到了实处。

新档案准则第十一条,提到了工作底稿的内容中应该包括“书面询问记录”和“与委托人或者其他相关当事人的沟通记录”。评估程序准则的第十二、十五条,提到了“询问”,评估程序准则第二十四条,提到了“沟通”。作为工作内容的记载,“书面询问记录”和“沟通记录”逐一将相关底稿进行了落实,避免了“沟通”,“询问”的无据可查,是引导评估机构做好自我保护的重要手段。

新档案准则第十九条,对于资产评估档案对外提供的范围,从原准则的“财政部门依法调阅”,修订为“国家机关依调阅”。新档案准则的表述无疑更严谨也更符合实际情况。同时,在《资产评估法》第十二条也提到,评估专业人员享有“依法向有关国家机关或者其他组织查阅从事业务所需的文件、证明和资料”的权利。这处修订也体现出了权利和义务对等的含义。

在《资产评估法》为基础的资产评估准则体系内,用词的统一、严谨,不同准则间的紧密呼应和关联,大大提高了准则执行的有效性,能促使评估专业人员更好的运用准则赋予的工作手段和方法,提高工作质量,控制业务风险。

三、增加工作要求,提高档案管理水平

新档案准则第3条,要求资产评估机构应当按照法律、行政法规和本准则的规定建立健全“资产评估档案管理制度”并妥善管理资产评估档案,第十七条要求“资产评估机构应当在法定保存期内妥善保存资产评估档案,保证资产评估档案安全和持续使用”,“资产评估档案应当由资产评估机构集中统一管理,不得由原制作人单独分散保存。”

首先,相比市场开拓和项目管理,目前行业内对资产评估档案编制的重视程度可能存在不足,容易忽略。类似于档案管理制度缺失或落实不足,可能是一种较普通的现象。这种对于档案作用的认识不足,也增添了机构的执业风险。其次,前文提到的信息技术的应用使工作底稿有多种介质形式也对评估机构档案管理水平提出了新的要求。

工作档案是与企业文化息息相关的重要资料,它也是企业文化的重要组成部分,项目操作过程的真实记录见证了评估机构乃至评估行业的发展历程。同时它也是企业精神文化与价值观的一种体现。只有档案管理制度化,规范化,才能真正的让机构,让评估专业人员重视这份工作,反过来,也利用严格的档案管理倒逼工作过程的严谨和细致,保持足够的职业谨慎。

自2016年7月2日《资产评估法》颁布以来,在实施的这两年间,它对资产评估行业的影响已经日益体现。在当前的监管环境下,评估机构和评估专业人员只有不断提高风险意识,提高业务质量才能符合行业发展法治化的道路。评估准则无疑是评估机构发展道路上最明确,最具指导意义的导航系统,只有充分学习准则,发挥准则的作用,才能保护机构、保护资产评估专业人员,开创资产评估行业一个崭新的时代。(作者单位:中通诚资产评估有限公司)

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